Dokumentacja pracownicza

Dokumentacja pracowniczaProwadzenie działalności gospodarczej wiąże się często z potrzebą zatrudnienia pracowników, zarówno na podstawie umowy o pracę, jak i zlecenia czy o dzieło. Pociąga to za sobą spełnienie wymogów zawartych w kodeksie pracy i innych ustawach.

 

Odpowiedzialność finansowa

Rozproszenie przepisów często naraża przedsiębiorcę na odpowiedzialność finansową za nieprawidłowe prowadzenie dokumentacji, nieprzestrzeganie czasu pracy i przepisów bhp. Prowadzenie kadr i płac jest czasochłonne i wymaga posiadania wiedzy specjalistycznej w tym kierunku. Pracodawca dla każdego zatrudnionego pracownika musi założyć akta osobowe, prowadzić chronologiczne od dnia zatrudnienia do dnia zwolnienia. W aktach osobowych powinny być przechowywane między innymi następujące dokumenty:

– kopie świadectw pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia, co ma wpływ na wysokość urlopu,

– ksero dokumentów związanych z uzyskanym wykształceniem,

– podanie o pracę,

– umowę o pracę, aneksy,

– zaświadczenia lekarskie,

– szkolenia bhp, wstępne i okresowe,

– wypowiedzenie umowy o pracę,

– świadectwo pracy.

Co miesiąc pracownicy muszą mieć naliczane i wypłacane wynagrodzenia uwzględniające potrącenia i naliczenia, co jest dokumentowane listą płac. Na podstawie danych o wynagrodzeniach sporządza się i składa odpowiednie deklaracje do ZUS. Na koniec każdego roku każdy pracownik musi otrzymać deklarację PIT-4. Alternatywą dla zatrudnienia wykwalifikowanego pracownika jest outsourcing kadrowo-płacowy.

Outsourcing kadr i płac często prowadzi firma zewnętrzna, która równocześnie zajmuje się rozliczaniem finansowo-księgowym przedsiębiorcy. Jest to zasadne, ponieważ wynagrodzenia, naliczone składki ZUS są kosztem uzyskania przychodów wpływającym na podatek dochodowy.

Podobne wpisy: