Dokumentacja pracownicza
Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się często z potrzebą zatrudnienia pracowników, zarówno na podstawie umowy o pracę, jak i zlecenia czy o dzieło. Pociąga to za sobą spełnienie wymogów zawartych w kodeksie pracy i innych ustawach.
Odpowiedzialność finansowa
Rozproszenie przepisów często naraża przedsiębiorcę na odpowiedzialność finansową za nieprawidłowe prowadzenie dokumentacji, nieprzestrzeganie czasu pracy i przepisów bhp. Prowadzenie kadr i płac jest czasochłonne i wymaga posiadania wiedzy specjalistycznej w tym kierunku. Pracodawca dla każdego zatrudnionego pracownika musi założyć akta osobowe, prowadzić chronologiczne od dnia zatrudnienia do dnia zwolnienia. W aktach osobowych powinny być przechowywane między innymi następujące dokumenty:
– kopie świadectw pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia, co ma wpływ na wysokość urlopu,
– ksero dokumentów związanych z uzyskanym wykształceniem,
– podanie o pracę,
– umowę o pracę, aneksy,
– zaświadczenia lekarskie,
– szkolenia bhp, wstępne i okresowe,
– wypowiedzenie umowy o pracę,
– świadectwo pracy.
Co miesiąc pracownicy muszą mieć naliczane i wypłacane wynagrodzenia uwzględniające potrącenia i naliczenia, co jest dokumentowane listą płac. Na podstawie danych o wynagrodzeniach sporządza się i składa odpowiednie deklaracje do ZUS. Na koniec każdego roku każdy pracownik musi otrzymać deklarację PIT-4. Alternatywą dla zatrudnienia wykwalifikowanego pracownika jest outsourcing kadrowo-płacowy.
Outsourcing kadr i płac często prowadzi firma zewnętrzna, która równocześnie zajmuje się rozliczaniem finansowo-księgowym przedsiębiorcy. Jest to zasadne, ponieważ wynagrodzenia, naliczone składki ZUS są kosztem uzyskania przychodów wpływającym na podatek dochodowy.